Hacer un inventario del restaurante le brinda una mejor supervisión de los niveles de existencias de alimentos y bebidas, ayuda a pronosticar la demanda futura y reduce el desperdicio de alimentos y bebidas. En esencia, un inventario bien administrado hace que su negocio sea más rentable. 

Hubo un tiempo en que todas las empresas hacían su inventario manualmente, pero a medida que la tecnología ha evolucionado, se han introducido nuevos métodos. De hecho, ciertas tecnologías, como la identificación por radiofrecuencia (RFID) para grandes operaciones como almacenes, han automatizado completamente el proceso de inventario. 

Si bien el inventario de un restaurante no se puede automatizar por completo con la tecnología RFID, existen tecnologías (como los sistemas de administración de inventario) que pueden ayudar a su empresa a mejorar la productividad y la eficiencia de su proceso de inventario, al mismo tiempo que obtienen información procesable que lo ayuda a crecer. 

El método que elija utilizar dependerá del tamaño de su empresa, el presupuesto y las limitaciones de tiempo. Con eso en mente, repasemos algunos de los métodos más comunes. para hacer un inventario y sus pros y contras. 

Métodos y tecnologías de inventario de restaurantes

Método de tarjeta (manual)
Los productos se almacenan juntos y se les asigna una tarjeta, que se guarda con los artículos. Esta tarjeta incluye información sobre el artículo de comida o bebida, dónde se almacena y cuánto hay disponible. Cada vez que agrega o elimina elementos de este grupo, agrega o resta de la cantidad que figura en la tarjeta.

Método de lápiz y papel (manual)
Este método utiliza un único documento para realizar un seguimiento de los datos de inventario de todos los productos. Cada artículo, sus detalles, ubicación y cantidad se enumeran en la(s) hoja(s). Cada vez que se agregue o elimine un artículo del inventario, agregará el ajuste a la hoja.

Método de hoja de cálculo (manual)
Este método es similar al método de lápiz y papel, pero incorpora alguna tecnología, como Google Sheets, Numbers o Excel. Dicho esto, este método aún se considera manual, ya que deberá ingresar los datos manualmente. La ventaja de usar hojas de cálculo computarizadas es que no hay menos riesgo de perder o dañar hojas y tarjetas.

Hoja de cálculo de inventario de restaurante vs. Software de inventario de restaurante

Método de fórmula de hoja de cálculo (manual/automatizado)
Esta forma de gestión de inventario de restaurante utiliza hojas de cálculo para la recopilación de datos, pero utilizará fórmulas para ayudar a realizar los cálculos. Esto reduce los errores de usuario asociados con hacer cálculos manualmente y agregarlos a la hoja de cálculo.

Software de inventario de restaurantes (manual/automatizado)
El software de administración de inventario de restaurantes aún requiere que ingrese datos manualmente pero, como una hoja de cálculo formulada, hará los cálculos para determinar el inventario final y medir el rendimiento. Uno de los mayores beneficios de usar un software de inventario en lugar de una hoja de cálculo con fórmulas es que el software está preprogramado para hacer los cálculos. Esto significa que no tiene que configurarlo usted mismo y no tiene que preocuparse de que las fórmulas se cambien o eliminen accidentalmente. Además, el software de inventario por lo general tiene incorporado informes y otras herramientas para brindarle mejores perspectivas, así como para reducir la cantidad de tiempo dedicado a calcular y comparar datos.

Códigos de barras / Códigos QR
Los códigos de barras y los códigos QR son opciones populares en el mundo empresarial actual. Para usar este método, se adjunta un código de barras a cada artículo. Una vez escaneado, podrá revisar la información sobre ese artículo y ajustar el inventario. Los códigos de barras y los códigos QR ayudan a ahorrar tiempo en el seguimiento del inventario, reducen el desperdicio al marcar las fechas de vencimiento y brindan datos más precisos en tiempo real. Muchos sistemas y aplicaciones de gestión de inventario de restaurantes tienen funciones de recuento de códigos de barras y códigos QR.

Soluciones de inventario manual versus computarizado 

El principal beneficio de las soluciones de administración de inventario manual es que tienen bajos costos de implementación (bolígrafo, papel y software de hoja de cálculo, que tienen la mayoría de las computadoras). Esto hace que el inventario manual sea la primera opción para muchos restaurantes nuevos. También son generalmente fáciles de aprender. 

Sin embargo, los métodos de inventario manual consumen mucho tiempo. Ellos también deje más espacio para el error, lo que puede terminar costando más a su empresa a largo plazo. Estos costos incluyen la reducción del inventario, el desperdicio de alimentos y las malas decisiones de previsión y fijación de precios debido a registros inexactos. 

Las opciones computarizadas pueden ser más costosas de implementar, pero en última instancia pueden ahorrarle dinero a largo plazo. En primer lugar, reducirá la cantidad de tiempo dedicado al inventario, lo que reducirá los costos laborales o permitirá que el personal dedique más tiempo a tareas generadoras de ingresos. 

También reducirá el riesgo de error humano y le proporcionará información más precisa sobre cómo puede impulsar la rentabilidad. También le proporcionará información sobre la facturación, la estacionalidad y otras medidas de rendimiento para mejorar la previsión y la planificación. 

Como puede ver, cada método de inventario tiene sus pros y sus contras. La opción que elija debe satisfacer sus necesidades específicas. Si desea analizar más a fondo estas opciones y lo que es adecuado para su restaurante y bar, contáctenos hoy.