Ante todo, brindamos una cándida y sincera nota de descargo en éste artículo asegurándole que su proveedor de sistemas no mentía: 

Los sistemas te Terminal de Punto de Venta o POS (Point Of Sale System) especializados para las ventas al detalle, y en particular para la venta de bebidas y alimentos en plaza (bares y restaurantes), tienen toda la capacidad de gestionar efectivamente el inventario.

Dicho ésto, enumeramos en las razones por las cuales, en el mundo real de las operaciones en la mayoría de bares y restaurantes, el control prometido por los sistemas de TPV se desvanece.

  • Funcionalidad parcial. La matemática de los TPVs funciona, pero los métodos de medición que proveen son humanos (no automatizados) y totalmente subjetivos (no científicos ni repetibles y propensos a error en múltiples puntos de entrada).
  • Soporte post-venta y re-capacitacion caros, escasos, o hasta deficientes.
  • Pérdida de conocimiento. La rotación de personal frecuente y típica del gremio y la falta de una cultura de documentación en manuales de operaciones causa la pérdida del conocimiento necesario del sistema; y sólo se transfiere lo indispensable: crear, desactivar y organizar botones de cobro.
  • El mantenimiento de las bases de datos es arduo y requiere de personal dedicado a tiempo completo que las estructuras organizacionales de la mayoría de plazas no tienen. 
  • Indisciplina.  La disciplina en el control de inventarios se pierde: Recetas caen en desuso, costos no se actualizan, sustituciones de ingredientes no se documentan, proporciones originales nunca cambian, inventarios se atrasan y caen en desactualización oportuna, puntos de reorden caducan y no se recalculan con la frecuencia necesaria para ajustarse a la temporalidad de las ventas, se causa sobre-abastecimiento a veces y escasez  otras, etc., etc. El resultado: La promesa del sistema TPV de "Inventario Perpuetuo" y del control de costos y rentabilidad se pierden. Los informes reflejan siempre existencias, valuaciones  totalmente irreales.
  • Y por último y lo más importante de todo, Ilegitimidad del proceso. Los empleados son "Juez y Parte". El 99% de los procesos de medición del rendimiento y de gestión del inventario se delegan el la Parte Ejecutora del negocio, función que debería mantenerse cargada a la Parte Interesada: los socios o dueños.

Se ha puesto a pensar que, si el sistema funciona bien, ¿por qué el módulo de gestión de inventario es relativamente barato, o incluso ahora con frecuencia parte del sistema base?  De alguna forma esto se deriva de la experiencia operativa y de soporte de los mismos proveedores de sistemas de TPV, de que éste aspecto de la solución siempre presenta insatisfacción en sus clientes; nuevamente, no por falta de capacidad del sistema sino porque: