Cuando se trata de inventario de licor, vino y cerveza, el uso de reglas, tablillas o cartones marcados para el inventario de botellas abiertas es muy común pero no es recomendado, pues proporciona un cálculo aproximado y está sujeto al criterio visual y la motivación de quien lo mide. Y… ¿qué hacer con las botellas obscuras? Y ¿con los barriles de cerveza?, en estos es imposible o muy difícil ver el contenido desde afuera.

Además, existen distintas presentaciones en los productos, pueden ser botellas (750ml), litros (1000ml), incluso tamaños especiales como el Kahlúa o el Bacardi Carta Blanca de 980ml, o el Alipús que puede encontrarse en presentaciones de 700ml y 750ml; esto agrega un grado de dificultad al proceso de toma física de inventarios.

Otro factor de confusión y errores al momento de tomar inventarios, puede ser el parecido de una botella con otra. Por ejemplo las presentaciones de XL Limón y Pepino es muy similar a la de XL Piña y Coco.

En hospitalidad, el inventario es tan importante como en cualquier otra industria, pues es la materia prima que será transformada para su venta y consumo. Entonces ¿cómo hacer un correcto inventario de bebidas del bar? Le resumo en cuatro pasos:

1.  Mantenga orden en sus productos: tenga bodegas y estanterías diferentes para artículos abiertos y cerrados. Procure ordenar por tipo de licor, vino o cervezas y luego por calidad (call, well) y por presentación (botella, media botella). Si mantiene un orden será mucho más fácil realizar el inventario y verificar posibles errores. Recuerde: "Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar".


2. Pese los artículos que se encuentren empezados y abiertos: obtenga por peso la cantidad de producto contenido en las botellas y barriles abiertos. El cálculo para pasar de gramos a onzas fluidas requiere algunas fórmulas pero de esta forma se asegura de evitar subjetividades.


3. Cuente los artículos que se encuentren cerrados y completos: asegúrese de contar los artículos cerrados y completos poniendo especial atención a los productos parecidos en su presentación. Puede optar por evitar almacenarlos juntos o muy cercanos para facilitar su diferenciación.


4. Mantenga registro electrónico de su inventario: tener la información de forma electrónica le facilitará el análisis de los datos obtenidos, le permitirá ver datos históricos para toma de decisiones, podrá detectar inconsistencias y faltantes. Además podrá determinar sus puntos de re-orden e implementar la metodología JIT (just in time), para evitar tener capital de trabajo en exceso detenido en la bodega por más tiempo del necesario.

Una vez que tenga medido su inventario, no olvide analizar la información y evaluar el rendimiento del mismo. Obtenga información de varianza y costo real del producto utilizado (el costo del producto utilizado no es igual al costo del producto vendido).


Si prefiere, puede resumir los últimos tres pasos en uno solo: subcontrate la toma física de inventario. 


En Sculpture Hospitality contamos con más de 30 años de experiencia y equipo especializado para la toma física de inventarios. Pero no solamente nos encargamos del inventario físico, lo que realizamos principalmente son auditorías del uso de sus inventarios, con lo que podrá obtener indicadores de desempeño por categoría y marca, además de conocer su costo real e ideal.