El inventario en la industria de la hospitalidad, como en cualquier otra, implica inversión en materia prima para su posterior transformación y venta. Sin embargo, en Guatemala es muy común que no se le preste la importancia necesaria, pues por lo regular nos enfocamos más en la calidad de los alimentos y bebidas, la administración del personal, el servicio al cliente, la imagen y ubicación del restaurante o bar, las ventas y ticket promedio y en cómo atraer a nuevos clientes; entre otras cosas.

Acá presentamos algunas de las mejores prácticas para el manejo de inventarios de alimentos y bebidas que esperamos sean de utilidad para su gestión.

1. Vea su inventario como inversión:

Los inventarios forman parte de las cuentas de activo del balance general. Por lo tanto debe prestarles tanta importancia como al dinero en efectivo y las cuentas bancarias.  Por comodidad, muchas veces la cuenta de “Inventario” se calcula de forma teórica únicamente, para cumplir con los requisitos contables. Sin embargo una buena práctica es conocer con exactitud el monto invertido en inventario y por ende cuidarlo como cuida su efectivo.

Tener niveles de inventario demasiado altos, equivale a tener dinero guardado en la bodega o almacén. Este dinero no está produciendo nada y no puede ser utilizado como capital de trabajo y esto reduce su flujo de efectivo. Por otro lado, si no mantiene los niveles mínimos adecuados, corre el riesgo de quedar desabastecido o incurrir en compras de última hora (que por lo general incrementan su costo). Es por ello que debe mantener niveles óptimos de inversión en inventarios. 

2. Mida y controle su inventario:

¿Cada cuánto realiza cierres y cuadres de caja? Al igual que la caja, el inventario también debe ser medido y controlado con frecuencia. Lleve control en su kardex pero no olvide verificar físicamente sus existencias.

Un error muy común es creer que para control de inventarios se es eficaz porque se tiene registro de lo que debió haberse utilizado por cada una de sus recetas o porque se tiene registro de lo que en teoría entró y salió de su bodega. Pero: ¿está 100% seguro que esa es la realidad..?

Para estar seguro de llevar un control real, debe saber cómo llevar a cabo inventario físico completo y exhaustivo por lo menos de forma semanal y compararlo con su inventario teórico. Es muy importante hacer inventario de forma semanal como mínimo. Gracias a la neurociencia sabemos que existe lo que se llama "memoria de operaciones".  Esto quiere decir que nuestro cerebro retiene únicamente el detalle y la causalidad de los eventos que sucedieron la semana anterior en nuestro trabajo y el reset se da durante el descanso semanal. Para realizar una traza de incidentes y hallazgos detectados durante un período de operaciones debemos contar aún con esa memoria de operaciones. Los eventos de hace más de 8 días se convierten entonces en situaciones de estimación y conjetura. Esta medición de inventario físico debe ser ejecutada con exactitud y precisión, debe ser repetible y no debería ser realizada por la misma persona encargada de la bodega/almacén. ¿Por qué? Porque si existiera algún faltante, créame, usted nunca lo va a saber, no se puede ser juez y parte.

Utilice la tecnología disponible, hoy en día existen aplicaciones y sistemas que ayudan a que el inventario físico se realice de forma rápida y efectiva sin el uso de tablillas, hojas, lápiz y el “buen Excel”, que no es que no sea eficaz, pero en el proceso de transcripción o digitación de los datos levantados hacia una hoja de cálculo se comenten muchos errores y asunciones. Además los sistemas de punto de venta pueden ayudarle a monitorear su inventario teórico. Al comparar teórico vrs. real, usted sabrá donde están los problemas y qué controles y cambios puede implementar para solucionarlos.

3. Estandarice recetas y capacite a su personal:

Si tenemos recetas estándar de cada preparación, platillo y bebida, esto ayudará a que sus colaboradores tengan la guía de cómo ejecutarlos. No solamente le dará confianza a sus empleados, sino que mantendrá la calidad de sus platillos y también podrá manejar con mayor facilidad sus inventarios, abastecimiento y punto de re-orden.

Estandarizar recetas y asegurar que se cumplan, le ahorrará tiempo y dinero. Le permitirá además conocer el desempeño de venta de cada botella, cada marca de producto y cada categoría de su catálogo de alimentos y bebidas.

4. Controle su bodega/almacén:

Establezca horarios y días para la recepción de pedidos, de esta forma disminuye las probabilidades de descontrol. Es importante tomar en cuenta el sistema PEPS o FIFO (primeros en entrar, primeros en salir), con la finalidad de evitar mantener en su bodega inventario que pueda echarse a perder. Coloque al frente los productos más antiguos y atrás los más recientes.

Determine quién tiene acceso a su bodega/almacén y verifique que esto se cumpla.

Algo muy importante a tomar en cuenta en el almacenaje es el control de temperatura para los alimentos y bebidas que requieren control de tiempo y temperatura para su conservación. Verifique regularmente la temperatura de enfriadores y cuartos fríos, así como el estado de sus productos.

El orden y la limpieza en su bodega es esencial para evitar desperdicios por mal almacenaje de los productos. Puede aplicar las 5’s para los espacios que tenga asignados para almacenaje. Mantener su bodega limpia y ordenada le evitará problemas de plagas, desperdicio, pérdida de tiempo, sobre abastecimiento, inventario inexacto, entre otros.

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5. Reduzca mermas y desperdicios:

Para controlar y reducir la merma y desperdicio, debe tomar en cuenta la calidad de producto que está comprando, siempre verifique que la calidad se mantenga y calcule el factor de rendimiento de cada producto de su inventario. Tome en cuenta que merma no es lo mismo que desperdicio.

Adicional, debe tomar especial cuidado en controlar la contaminación cruzada entre alimentos y bebidas, no solo para no perder inventarios por estas causas sino también para evitar contaminaciones que puedan enfermar a sus comensales.

Controlar las fechas de caducidad y etiquetar correctamente los alimentos y bebidas, es otro factor fundamentar para evitar desperdicios. 

Tener especial cuidado en la preparación de los insumos y recetas, le ayudará a reducir merma y desperdicios no justificados.

6. Establecer procedimientos estándar:

Establecer y comunicar procedimientos estándar en los procesos relacionados a los inventarios le permite determinar los pasos a seguir, requisitos para continuar con el proceso y puntos de control necesarios. Los procesos a considerar son: compras, almacenaje, despacho, cocina, ventas, cobros. Sí, así es, debe considerar todos los puntos desde que solicita su inventario al proveedor hasta que realiza el cobro del producto transformado (platillo o bebida).

Al establecer procedimientos estándar, usted está poniendo claras las reglas de juego.

7. Realice Benckmarking:

Investigue y conozca qué está haciendo el mercado general y su competencia tanto en Guatemala como en otros países, y compare su actuación con ellos. Esto le dará una idea de cómo se encuentra su gestión de inventarios, adicional encontrará ideas para implementar en su establecimiento que le permitirán mejorar su desempeño.