Las hojas de cálculo son una herramienta aparentemente simple para administrar el inventario del bar: se pueden organizar por ubicaciones de almacenamiento, los datos son fáciles de ingresar, el software hace los cálculos por usted y usted puede producir cuadros y gráficos rápidamente para ayudar en la toma de decisiones. 

No solo eso, sino que también pueden ser de uso gratuito. Pero las hojas de cálculo también tienen una serie de fallas que hacen que el inventario de su barra sea inexacto. Estas son solo siete de las razones más comunes por las que su hoja de cálculo de inventario de barras está fallando en su negocio. 

Su hoja de cálculo se basa en fórmulas ingresadas manualmente. 

Seguro, todo el software de inventario depende de fórmulas, pero el software diseñado específicamente para la administración de inventario tiene las fórmulas integradas y no se pueden cambiar. Para que una hoja de cálculo de inventario funcione correctamente, el usuario debe saber cómo configurar correctamente las fórmulas y qué fórmulas utilizar; de lo contrario, habrá una gran cantidad de entrada manual de datos. Una vez que se configuran las fórmulas, la entrada de datos es mucho más simple, pero también debe asegurarse de que las fórmulas no sean cambiadas accidentalmente peor aún, intencionalmente, de lo contrario podría enviar todo el cálculo de inventario en desorden. 

Las hojas de cálculo no están diseñadas para el inventario de barras. 

El software de hojas de cálculo, como Excel o Google Docs, pueden ser excelentes herramientas, pero no están diseñadas específicamente para la gestión del inventario de barras. Eso significa que les faltan características importantes que los bares y restaurantes necesitan para asegurarse de que están administrando adecuadamente el inventario de bares y restaurantes. Es por eso que una gran mayoría de bares ahora usa software de administración de inventario de barras para recuperar el control de sus procesos de administración de inventario. 

No tiene datos en tiempo real 

Las hojas de cálculo solo se actualizan cuando usted se toma el tiempo de actualizarlas. Eso significa que no tendrá una imagen clara de su inventario a menos que esté ajustando constantemente los números a medida que se realizan las ventas y llegan nuevos pedidos. Esto puede ser especialmente problemático cuando necesita pronosticar y reordenar en un apuro, ya que es posible que los datos no estar actualizado. El software de gestión de inventario está diseñado para integrarse con otros sistemas para resultados en tiempo real (si los recuentos de inventario lo permiten), y eso nos lleva al siguiente punto. 

Las hojas de cálculo no se integran con otros sistemas 

Una característica clave del software de inventario es la integración con otras tecnologías, como el software de punto de venta, contabilidad y códigos de barras. La integración permite que estas diferentes tecnologías se comuniquen entre sí para que todas tengan información actualizada. Excel no se puede integrar con estas tecnologías, lo que significa que deberá realizar conciliaciones manuales para asegurarse de que todo coincida. 

No escalan bien 

Cuando recién está comenzando y tratando de ahorrar dinero, las hojas de cálculo pueden ser una herramienta efectiva y económica. Pero a medida que los productos comienzan a venderse a ritmo más rápido y usted comienza a mantener una mayor cantidad de inventario, encontrará que las hojas de cálculo son difíciles e ineficientes. Son difíciles de ampliar a medida que crece su negocio. Dejan mucho espacio para el error humano. Dado que las hojas de cálculo están diseñadas y controladas por el usuario, es mucho más común para que ocurra un error humano. El software de inventario tiene las fórmulas integradas, lo que significa que el único punto de error es la entrada de datos, que puede evitarse fácilmente comprobando las entradas sobre la marcha. 

Es difícil encontrar errores en una hoja de cálculo. 

Si hay errores en su hoja de cálculo, puede ser difícil localizarlos. Esto es especialmente cierto si está utilizando una hoja de cálculo compleja con varias hojas, fórmulas y reglas. Esto lo deja con poca visibilidad y una falta de control sobre su verdadera información de inventario. Si actualmente está utilizando hojas de cálculo pero está buscando una forma más precisa y eficiente de rastrear su inventario de barras, contáctenos hoy para una demostración gratuita.